Arrêter de perdre du temps avec ses mails

Savez-vous réellement combien de temps vous passez à lire vos mails ? Combien de temps vous perdez, devrais-je dire, à lire vos mails… Car finalement, les e-mails et les newsletters sont un bon moyen de procrastiner sur un projet, d’avoir l’impression de faire quelque chose, d’occuper sa journée et tout simplement de ne rien faire d’utile. Combien de mails que vous lisez sont réellement utiles ? Pas beaucoup… Il existe des challenges qui consistent à réduire le temps passé à lire ses mails à 20 – 30 minutes par jour (une seule fois dans la journée), voire même certains poussent le défi des e-mails à deux fois par semaine uniquement par exemple. Peu importe en réalité, ce qu’il faut noter c’est que limiter vos allers-retours dans la boîte de réception vous aidera forcément à gagner en productivité (sauf si c’est pour regarder la télévision à la place, bien entendu, ou toute autre distraction peu utile à vos projets). Alors, il est temps d’agir  pour arrêter de perdre du temps avec ses mails.

Comment vider sa boîte de réception pour ne plus perdre du temps ?

Presque 7 ans que mes mails s’entassent, que je les classe dans des dossiers, que je laisse les plus importants qui seront à traiter un jour ou l’autre dans la boîte de réception. Et voilà que le nombre de mails augmente, et à ce jour il y en avait pas moins de 2000 qui attendaient dans la boîte de réception d’être un jour traité, classé, supprimé… J’ai donc décidé de prendre du temps pour m’occuper de ma boîte de réception et de ces terribles mails envahissants, qui m’empêchent de me consacrer à mes projets et à ma famille. Concrètement j’ai choisi de :

• Prendre chaque mail de ma boîte de réception (voir série de mails quand c’était le cas) et je les ai traités.
• Classer les mails dans les dossiers que j’avais créés (Cours de blogging, Job par employeur, Cuisine, IEF, etc.)
• Supprimer les mails qui ne me serviraient plus du tout à l’avenir

Que reste-il à faire ?

Bien entendu, l’organisation pour ne plus perdre du temps ne se fait pas en 5 minutes seulement. Mais j’ai bien avancé! Quel bonheur de ne voir plus que 4 mails (sur les presque 2000 qu’il y avait) dans sa boîte de réception ! À l’avenir ce sera plus simple de ne plus perdre du temps avec ses mails. Quelques petits détails sont encore à traiter.

• J’ai commencé à me désabonner de chaque newsletter que je recevais.
• Pour les sites qui m’intéressent vraiment, j’ai ajouté l’URL dans Pocket afin de retrouver tous les articles et infos rapidement quand j’en aurais envie. (Cela m’obligera à aller dans Pocket, et à me rendre compte que je suis sur du passe-temps, perte de temps, etc.

Désormais comment éviter de retomber dans le piège de perdre du temps avec ses mails ?

C’est bien beau de faire du vide, mais si c’est pour refaire les mêmes erreurs et à nouveau perdre du temps avec ses mails dans quelques mois, c’est un peu dommage. J’ai donc décidé d’adopter une nouvelle technique de traitement de mes mails. Lorsque je reçois un mail, j’opte pour l’une de ces options :

• Supprimer le mail (s’il n’est pas intéressant)
• Me désabonner des newsletters  pour éviter de recevoir davantage de mails à l’avenir
• Ajouter le site dans Pocket si je veux retrouver plus tard du contenu de ce site
• Répondre au message si ça ne prend pas plus de deux minutes.
• Planifier une tâche (selon la méthode GTD) dans mon agenda ou via Habitica dans les prochains jours en notant “répondre à [titre du mail ou nom de l’auteur] lorsque la réponse à un message va prendre plus de 2 minutes, et en assignant un jour et un horaire précis.
• Ajouter à ma carte Trello “idées en vrac” lorsqu’il s’agit d’idées, d’inspirations pour de futurs articles, etc. afin de ne plus m’encombrer l’esprit avec cette information

D’autres choses qui font perdre du temps et nuisent à la productivité

Je suppose que, de la même façon que j’ai traité mes mails, il doit être possible de s’aventurer à la perte de temps sur les réseaux sociaux et blogs divers… ça sera peut-être l’objet d’un prochain challenge pour moi quand j’en aurai terminé avec mes mails car il me reste encore pas mal de newsletters à me désabonner cette semaine. De même, dans le futur, j’envisage bien entendu d’appliquer ce même type de procédé de traitement à mes dossiers de mails afin de les vider complètement. Finalement, on garde beaucoup pour ne pas jeter, mais ce n’est pas réellement utile. Et même chose pour mes onglets et marque-pages que j’accumule sans arrêt et qui feraient mieux de finir dans Pocket eux aussi pour libérer mon écran et mon esprit. Et vous, vous avez tendance à accumuler mail sur mail, à vous laisser envahir par les newsletters ? Si vous avez des astuces que vous avez mises en place pour ne plus perdre du temps avec ses mails, n’hésitez pas à nous en parler en commentaire.